Mejoras de Access 2007

Microsoft Office Access 2007 ayuda a los trabajadores de la información a controlar y crear informes de datos de forma rápida y sencilla gracias a la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y funciones de diseño interactivas que no requieren conocimientos especializados de bases de datos. Los usuarios pueden compartir la información a través del Web en listas de Microsoft Office SharePoint Server 2007 en las que se pueden realizar auditorías y copias de seguridad. Éstas son las diez ventajas principales que ofrece Office Access 2007 para ayudarle.

• Obtener mejores resultados con la interfaz de usuario de Office Fluent.
Office Access 2007 proporciona una experiencia completamente nueva gracias a la interfaz de usuario de Office Fluent, un nuevo panel de navegación y una vista de ventanas por fichas. Incluso sin tener experiencia con bases de datos, cualquier usuario puede realizar un seguimiento de la información y crear informes para tomar decisiones mejor fundadas.
• Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas.
Con la biblioteca avanzada de soluciones prediseñadas, puede empezar a realizar el seguimiento de la información inmediatamente. Los formularios y los informes ya están diseñados para mayor comodidad, pero puede personalizarlos para adaptarlos a sus necesidades empresariales. Los contactos y el seguimiento de problemas, proyectos y activos sólo algunas de las soluciones prediseñadas incluidas en Office Access 2007.
• Cree varios informes con vistas diferentes de la misma información.
La creación de un informe en Office Access 2007 es una verdadera experiencia del tipo "lo que se ve es lo que se obtiene". Puede modificar un informe con una respuesta visual en tiempo real y guardar varias vistas para audiencias distintas. El nuevo panel de agrupamiento y las nuevas capacidades de filtrado y ordenación le ayudarán tomar decisiones mejor fundadas.
• Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos.
Gracias a la detección automática del tipo de datos, la creación en Office Access 2007 es tan sencilla como trabajar con una tabla de Microsoft Office Excel. Escriba la información y Office Access 2007 detectará que se trata de una fecha, una moneda u otro tipo común de datos. Puede incluso pegar toda una tabla de Excel en Office Access 2007 para empezar a realizar el seguimiento de la información con la eficacia que ofrece una base de datos.
• Disfrute de los nuevos tipos de campos para escenarios aún más avanzados.
Office Access 2007 habilita nuevos tipos de campos como los datos adjuntos y los campos multivalor. Ahora es posible adjuntar un documento, una imagen o una hoja de cálculo a cualquier registro de la aplicación. El campo multivalor, le permite seleccionar más de un valor (por ejemplo, asignar una tarea a más de una persona) en cada celda.
• Actualizar y recopilar información directamente del origen.
Con Office Access 2007, puede crear formularios si utiliza Microsoft Office InfoPath 2007 o HTML para recopilar la información de su base de datos. Puede enviar este formulario a sus compañeros de equipo a través del correo electrónico y usar sus respuestas para rellenar y actualizar la tabla de Access para que no sea necesario volver a escribir la información.
• Compartir la información con Microsoft Windows SharePoint Services.
Comparta la información de Access con el resto del equipo usando Windows SharePoint Services y Office Access 2007. Combinando la eficacia de ambas aplicaciones, sus compañeros de equipo podrán editar datos, obtener acceso a éstos y ver informes en tiempo real directamente a través de una interfaz de Web.
• Realizar el seguimiento de las listas de Windows SharePoint Services con las grandes capacidades de Office Access 2007.
Use Office Access 2007 como interfaz de cliente avanzada para analizar y crear informes a partir de las listas de Windows SharePoint Services. También puede trabajar con las listas sin conexión y sincronizarlas con los cambios cuando se vuelva a conectar a la red, lo que permitirá trabajar con los datos en todo momento.
• Trasladar datos a la tecnología Windows SharePoint Services para facilitar su tratamiento.
Mejore la transparencia de los datos trasladándolos a Windows SharePoint Services. De este modo, podrá crear periódicamente copias de seguridad de los datos en el servidor, recuperar los datos eliminados de la papelera de reciclaje, llevar un seguimiento del historial de revisiones y establecer permisos de acceso para administrar mejor la información.
• Obtener acceso a información procedente de orígenes diversos.
Con Office Access 2007 puede vincular a una base de datos tablas de otras bases de datos de Access, hojas de cálculo de Excel, sitios de Windows SharePoint Services, orígenes de datos de ODBC, bases de datos de Microsoft SQL Server y otros orígenes de datos. También puede usar estas tablas vinculadas para crear informes fácilmente y basar en ellos sus decisiones sobre un conjunto de datos más general

Base de datos relacional

Una base de datos relacional es una base de datos en donde todos los datos visibles al usuario están organizados estrictamente como tablas de valores, y en donde todas las operaciones de la base de datos operan sobre estas tablas.
Estas bases de datos son percibidas por los usuarios como una colección de relaciones normalizadas de diversos grados que varían con el tiempo.
El modelo relacional representa un sistema de bases de datos en un nivel de abstracción un tanto alejado de los detalles de la máquina subyacente, de la misma manera como, por ejemplo, un lenguaje del tipo de PL/1 representa un sistema de programación con un nivel de abstracción un tanto alejado de los detalles de la máquina subyacente. De hecho, el modelo relacional puede considerarse como un lenguaje de programación mas bien abstracto, orientado de manera específica hacia las aplicaciones de bases de datos. En términos tradicionales una relación se asemeja a un archivo, una tupla a un registro, y un atributo a un campo. Pero estas correspondencias son aproximadas, en el mejor de los casos. Una relación no debe considerarase como "sólo un archivo'', sino mas bien como un archivo disciplinado, siendo el resultado de esta disciplina una simplificación considerable de las estructuras de datos con las cuales debe interactuar el usuario, lo cual a su vez simplifca los operadores requeridos para manejar esas estructuras.

Tipos de Datos.

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access son:

1. Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
2. Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
3. Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
4. Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
5. Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
6. Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
7. Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
8. Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
9. Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
   - Texto: el texto que aparece en el campo o control.
   - Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
   - Subdirección: posición dentro del archivo o página.
   - Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
10. Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

(ejemplo de Base de Datos)

Objetos de Access


Access consta de los siguientes tipos de objetos:

• Tablas: Conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos.


• Consultas: Permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de los tipos de consulta y de las condiciones que en ella se establezcan.


• Formularios: Son diseños que realizamos para poder introducir, modificar o visulaizar los registros de una tabla o consulta. En los formularios podemos insertar campos calculados e imágenes.


• Informes: Son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen como propósito prinicipal el ser impresos en papel, aunque también pueden simplemente visualizarse en pantalla.


• Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de páginas web, diseñada para ver los datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una red local.


• Macros: Son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento para realizar de forma automática tareas repetitivas.


• Módulos: Son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje de programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

Historia Access

Access versión 1.0 fue lanzado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se lanzó access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación de Access Basic.
Cómo empezar advierte sobre una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas puede causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red, y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.
Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint y la transformación de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), Access 2000 (versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access 2007 (versión 12.0). El formato de base de datos nativa de Access (la base de datos Jet MDB) también ha evolucionado a lo largo de los años. Incluyen los formatos de acceso 1.0, 1.1, 2.0, 95, 97, 2000, y 2002-2007. La más significativa fue la transición de Access 97 a Access 2000, formato que no era compatible antes, y Access 2000 requirió el nuevo formato. Desde Access 2000, todas las nuevas versiones de Access soportan este formato. Se añadieron nuevas características a Access 2002, que pudieron ser usadas por Access 2002, 2003 y 2007.
En Access 2007, un nuevo formato de base de datos se introdujo: ACCDB. El ACCDB soporta los tipos de datos más complejos, como archivos adjuntos y campos con múltiples valores. Estos nuevos tipos de campos son esencialmente de registros y permitir el almacenamiento de múltiples valores en un campo.
Antes del lanzamiento de Access, el mercado de base de datos de escritorio estaba dominado por Borland con sus programas Paradox y dBase, y FoxPro. Microsoft Access fue el primer programa en masa de base de datos para Windows. Con la compra de FoxPro y la incorporación de sus rutinas de optimización Rushmore dentro de Access, Microsoft Access se convirtió rápidamente en la principal base de datos para Windows de manera efectiva eliminando la competencia que no daba transición en el mundo MS-DOS.
Su nombre código fue Cirrus, el motor se llamó Ruby. Esto fue antes de Visual Basic, Bill Gates los llamo así y decidió que el lenguaje BÁSIC debía ser co-desarrollado como una aplicación ampliable, un proyecto denominado Thunder. Como los motores eran incompatibles entre si, estos proyectos fueron desarrollados por separado, sin embargo, estos se fusionaron de nuevo después de VBA.
Access también fue el nombre de un programa de comunicaciones de Microsoft, destinado a competir con Procomm y otros programas. Esto resultó ser un fracaso y se abandonó. Años más tarde, Microsoft reutilizó el nombre para su software de bases de datos.

Fechas de creacion
1992 Access 1.0
1993 Access 1.1
1994 Access 2.0
1995 Access 95
1997 Access 97
2000 Access 2000
2001 Access XP o 2002
2003 Access 2003
2007 Access 2007

Microsoft Access

Es una aplicación que viene con el paquete Office de Microsoft. Para obtener Access es necesario instalar una versión de Office que lo contenga. Es bastante habitual que en una distribución del paquete office tenga Access, pero hay algunas que no lo tienen. Por ejemplo Office Profesional incluye Access. Esa aplicación es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto el motor de base de datos Microsoft Jet.

Access en realidad es una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una base de datos Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una pasarela para poder acceder a cualquier base de datos. A través de ODBC podemos conectarnos a cualquier base de datos utilizando un lenguaje de programación o una aplicación como Access. Por ejemplo, podríamos conectar con una base de datos SQL Server o MySQL desde Access. Lo normal es que Access nos permita definir y gestionar una base de datos Jet de Microsoft. Lo que normalmente llamamos una base de datos Access, en realidad es una base de datos Jet, que está incluida en cualquier sistema Microsoft. Con Access se puede crear este tipo de bases de datos, que generalmente se guardan en archivos .mdb, y gestionarlas a través de la aplicación.

Access dispone de numerosos métodos y asistentes para definir cualquier elemento de la base de datos, como las tablas, las consultas, los formularios, etc. y realizar la administración y gestión de los datos.